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Esta es la forma más eficiente y productiva de revisar tu correo

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Hoy en día, gracias al correo electrónico, se mueve una gran cantidad de información a través de la red y cada día son millones las operaciones que se hacen a través de ellos. Pero a pesar de llevar varios años a nuestro lado, lo cierto es que para la gran mayoría de usuarios, tratar de controlar el correo electrónico es como matar moscas: estás pendiente de una pero no ves que hay muchas más escondidas.

Sin embargo, según el escritor Brian cristiana y el científico cognitivo Tom Griffiths, co-autores de ” Algoritmos para vivir cerca: La Ciencia de la Computación de decisiones humanas”, hay una mejor manera de hacer frente a nuestra saturada bandeja de entrada.

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Uno de los mayores errores de flujo de trabajo de la gente es el de comprobar los mensajes de forma continua. Dejar todo lo que estemos haciendo para comprobar una notificación, incluso si no tenemos planes para responder inmediatamente. A Christian, esto le parece un gran error y algo realmente ineficiente.

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“Los seres humanos, al igual que cualquier otro equipo, tienen que pagar las consecuencias de iniciar una nueva tarea o interrumpir la que están haciendo en ese momento”, esto provoca que el rendimiento y la productividad desciendan. Por eso es importante concentrarnos en la tarea que estamos llevando a cabo en cada momento y tratar de dejar lo demás a un lado, aunque a veces no sea tan fácil de hacer.

La clave es dar prioridad a lo verdaderamente importante

“En el otro extremo, podemos encontrarnos con una situación en la que estamos frenéticos cambiando nuestra atención entre varias tareas diferentes”, explica Christian, “lo que termina provocando que finalmente no avancemos en ninguna dude ellas. En términos informáticos, esto se llama thrashing (algo así como darnos una paliza)”.

Solo existe un remedio para cambiar esto: reducir la velocidad y la frecuencia. “En estos casos, claramente no hay ninguna manera de trabajar más duro”, escriben los autores en el libro “pero se puede trabajar… de manera diferente”

En otras palabras, reducir al mínimo la frecuencia con que cambiamos de contextos o tareas, de este modo conseguiremos un aumento en la cantidad de tiempo que realmente podemos pasar trabajando. Según Christian, la forma más sencilla de hacerlo es mediante el “procesamiento por lotes” de las tareas: se comprometen a trabajar por una hora entera sin mirar el correo electrónico y sólo se pueden ver todos los mensajes cada cierto tiempo.

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Pero también debemos ser estratégicos a la hora de comprobar y responder al correo electrónico, advierte Christian, porque puede que esta estrategia consiga que lleguen nuevos mensajes que se vuelven a acumular. Por este motivo, lo mejor es ser lo más sencillos y prácticos posible.

Para evitar la saturación durante la comprobación de mensajes de correo electrónico, debemos reducir al mínimo el tiempo que pasamos pensando o respondiendo. Lo mejor, tal y como apuntan en Business Insider, es no perder el tiempo en decidir qué mensajes necesitan una respuesta en primer lugar, ya que es una manera segura de pasar más tiempo diseñando un flujo de trabajo que realmente funcione, dice Christian.

En su lugar, debemos marcar un correo electrónico al azar – por ejemplo, el que está en la parte superior – evaluar si se necesita una respuesta y responder si es necesario. Si no es así, debemos seguir adelante. De este modo conseguiremos ahorrar tiempo que podremos invertir en otras tareas de mayor prioridad.

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